Política de protección de datos personales

Somos Responsables del Tratamiento de los datos personales de nuestros usuarios, clientes, y demás personas naturales con quienes tenemos vínculo comercial. Por esta razón, buscamos dar cumplimiento a la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, cumpliendo con el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar la información recogida sobre ellas en bases de datos, así como los demás derechos, libertades y garantías constitucionales a los que se refieren los artículos 15 y 20 de la Constitución Nacional.

Así mismo, se pretende dar a conocer los derechos de los Titulares de los datos personales y los canales necesarios para que estos puedan ejercer sus derechos, dentro de los cuales se encuentran: los derechos al acceso, rectificación, actualización, cancelación y oposición de la información personal cuyo tratamiento se ejerce por BEAUTY NOVA S.A.S., a través de consultas o reclamos.

Nuestros principios

Legalidad
Veracidad de nuestra calidad
Transparencia
Confidencialidad
Definiciones

Dato personal: Cualquier información concerniente o vinculada a personas naturales determinadas o determinables.

Titular del dato personal: Persona natural cuyos datos son objeto de tratamiento.

Base de datos personales: Conjunto organizado de datos personales que son objeto de tratamiento por una persona natural o jurídica.

Dato sensible: Es aquel dato personal que afecta la intimidad del Titular y cuyo uso incorrecto podría generar discriminación. Son considerados datos sensibles entre otros, los datos de salud, los datos de orientación sexual, origen racial y étnico, opiniones políticas, convicciones religiosas, filosóficas o morales.

Dato privado: Es aquel dato personal que por su carácter íntimo o reservado es relevante para el Titular.

Dato Semiprivado: Es aquel dato personal conocido y de interés tanto para el titular como para un determinado sector de personas o para la sociedad en general, por lo que no es de carácter íntimo, reservado o público.

Dato público: Es aquel dato personal calificado como tal según la Constitución y la ley, y que no se ha clasificado como dato personal privado o semiprivado.

Hábeas data: Es la facultad que tiene el Titular de los datos personales de exigir de las administradoras de los mismos el acceso, inclusión, exclusión, corrección, adición, actualización y certificación de los datos, así como la limitación en su divulgación, publicación o cesión.

Consentimiento: Autorización previa, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.

Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita dirigida a los Titulares de los datos personales que están siendo tratados por la empresa, en la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de datos personales que le serán aplicadas, la forma de acceder a la mismas, y las finalidades para las cuales serán usados sus datos personales.

Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica de carácter público o privado que por sí misma o en asocio con otro u otros decide sobre el tratamiento de datos personales.
Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, de carácter público o privado que por sí misma o en asocio con otros, realiza el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable.

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Transmisión: Es la comunicación de los datos personales cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por parte del encargado por cuenta del responsable.

Transferencia: Tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

Violación de datos personales: Es el delito tipificado en el artículo 269 del Código Penal. El cual establece: “El que, sin estar facultado para ello, con provecho propio o de un tercero, obtenga, compile, sustraiga, ofrezca, venda, intercambie, envíe, compre, intercepte, divulgue, modifique o emplee códigos personales, datos personales contenidos en ficheros, archivos, bases de datos o medios semejantes, incurrirá en pena de prisión de cuarenta y ocho (48) a noventa y seis (96) meses y en multa de 100 a 1000 salarios mínimos legales mensuales vigentes.”
Formas de recabar los datos personales: Beauty Nova S.A.S podrá conocer, recolectar, almacenar, administrar la información del titular de la información de conformidad con la política de uso de datos.

Derechos del titular

Derecho al acceso a su información personal objeto de tratamiento.
Derecho a la actualización de los datos personales objeto de tratamiento.
Derecho a la rectificación de los datos personales objeto de tratamiento.
Derecho de oposición a que los datos personales sean objeto de tratamiento
Derecho a solicitar la supresión de los datos personales cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
Derecho a solicitar prueba de la autorización otorgada para el tratamiento.
Derecho a revocar el consentimiento para el tratamiento de los datos personales.
Derecho a presentar quejas y reclamos ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a lo dispuesto en la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
Derecho a ser informado por parte del Responsable y/o Encargado del uso y tratamiento que se les dará a los datos personales, así como de las modificaciones y actualizaciones de las políticas de protección, medidas de seguridad y finalidades.
Deberes del responsable del tratamiento de datos

Contar con el canal para obtener la autorización expresa por parte del Titular para realizar cualquier tipo de tratamiento de datos.
Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la Ley de Protección de Datos Personales, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
Informar de manera clara y expresa a Titulares de los Datos el Tratamiento al cual serán sometidos los mismos y la Finalidad de dicho Tratamiento por virtud de la autorización otorgada.
Garantizar al Titular de la información, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la Ley de Datos Personales.
Informar los derechos que le asisten a todos los Titulares respecto a sus datos.
Mantener y velar por la seguridad de los registros de Datos Personales almacenados para impedir su deterioro, pérdida, alteración, uso no autorizado o fraudulento.
Realizar periódica y oportunamente la actualización y rectificación de los datos, cada vez que los Titulares de los mismos le reporten novedades o solicitudes.
Informar la identificación, dirección física y/o electrónica y teléfono de la persona o área que tendrá la calidad de Responsable del Tratamiento.

CONSULTAS, QUEJAS Y RECLAMOS
Las consultas, quejas o reclamos podrán ser presentados a través de un documento con las características que se describen en cada uno de los supuestos o mediante el formulario de consultas quejas y reclamos que podrán consultar en pedidos@novaoficial.com

Consultas

Tratándose del derecho de petición en calidad de información y/o consultas, BEAUTY NOVA S.A.S dará respuesta en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de recepción de la petición o consulta.

Quejas y/o reclamos

Cuando el Titular considere que su información debe ser objeto de corrección, actualización o supresión o cuando advierta un presunto incumplimiento de cualquiera de sus derechos, el término máximo para atender la queja o reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de recepción del documento. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que será atendido, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción de la queja y/o reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá desistida la queja o reclamo. El documento de queja o reclamo deberá ser enviado a pedidos@novaoficial.com y contener:

Nombre y número de identificación del Titular.
Copia documento de identidad del titular

VIGENCIA
Los Datos Personales que sean almacenados, utilizados o transmitidos permanecerán en las bases de datos de BEAUTY NOVA S.A.S. durante el tiempo que sea necesario para cumplir con las finalidades expuestas en este manual o para que la Empresa pueda cumplir con sus deberes legales.

Sin embargo, la información será revisada cada año para verificar la veracidad del dato y finalidad de seguir con su tratamiento.

De ser necesario BEAUTY NOVA S.A.S. se reserva el derecho a modificar la presente Política de forma unilateral.

Autorización Especial De Datos Personales Sensibles

BEAUTY NOVA S.A.S, en aras de resolver PQRS relacionados con garantías de productos por perjuicios ocasionados, informará a través de sus asesores, que en virtud de la ley 1581 del 2012 y normas reglamentarias, se solicitará la autorización a todos sus titulares del tratamiento de datos sensibles para gestionar sus casos, en donde estos no están obligados a otorgar la autorización. En caso de tratamiento de datos relativos a la salud, BEAUTY NOVA S.A.S, implementará las medidas necesarias para proteger la confidencialidad de la información compartida por los usuarios, para al mismo tiempo realizar la adecuada prestación de los servicios.

Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación.

Así mismo, con la debida autorización del tratamiento de datos sensibles, se suministrará los datos personales a la o las áreas encargadas, sea técnica o legal, para la gestión del caso, a fin de:

a. Brindar asistencia técnica.

b. Facilitar el cumplimiento de mandatos legales.

c. Conciliar entre las partes.

d. Dar respuestas a peticiones, quejas y recursos.

Cuando las áreas encargadas reciban información que le haya sido transferida por los asesores o primera persona de comunicación del PQRS debido a su solicitud, ellos les darán el mismo tratamiento de confidencialidad y seguridad que le proporciona a la información producida por él mismo. En este sentido, BEAUTY NOVA instruirá a las respectivas áreas sobre:

1. Su calidad de responsables de tratamiento de los datos por ellas recaudados.

2. La vigilancia que deben ejercer en cuanto al respeto del habeas data.

BEAUTY NOVA S.A.S utilizará la información suministrada única y exclusivamente para los fines indicados, por lo tanto, salvaguardará las bases de datos que contenga la información recolectada, y no permitirá el acceso a personal no autorizado, salvo las excepciones constitucionales y legales vigentes y aplicables sobre la materia.

En ese sentido tomará todas las precauciones y medidas necesarias para garantizar la reserva de la información, de conformidad con el principio de confidencialidad, finalidad, circulación restringida, temporalidad de la información y seguridad que trata la Ley 1581 de 2012, y demás información vigente sobre la materia. De igual manera al titular le asiste los derechos que le otorga la normatividad aplicable y vigente respecto a la protección de datos y el derecho a la información.